Wat is het probleem?
Elke wijziging in de vzw-statuten en/of een wijziging van bestuurders moet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad en in de Kruispuntbank (KBO). Dit gebeurt door de ingevulde formulieren I en II neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Bij deze publicatie zijn er verschillende drempels:
- Wijzigingen publiceren moet nog steeds op papier en verzonden worden per post. (nvdr: een vzw oprichten kan wel digitaal)
- Formulieren I en II zijn niet gebruiksvriendelijk. Het is niet altijd duidelijk welke delen je wel/niet moet invullen, waar en door wie er moet gehandtekend worden en hoeveel exemplaren er neergelegd moeten worden.
- Sinds kort kwam er nóg iets bij: nu verwachten de griffies een kopie van de identiteitskaarten van alle ontslagnemende en nieuwe bestuurders, en een verklaring op eer voor de controle op het bestuursverbod van een nieuwe bestuurder.
Deze drempels zorgen er voor dat formulieren I en II regelmatig over en weer worden gestuurd tussen de vzw en de griffie. Bovendien hanteren verschillende griffies soms verschillende procedures. Dit zorgt voor onnodige frustraties, heel wat paperassenwerk en vooral veel tijdverlies.
Jaarrekening
Als vzw ben je verplicht een boekhouding bij te houden en de jaarrekening neer te leggen bij de griffie. Ook deze neerlegging gebeurt nog steeds op papier, wat onnodig veel tijd vergt. Bovendien moet de jaarrekening óók worden ingediend voor de aangifte van de rechtspersonenbelasting. Bizar genoeg wordt er een ander sjabloon gebruikt voor de neerlegging bij de griffie dan bij de aangifte voor de rechtspersonenbelasting.
Wat hebben verenigingen hiermee te maken?
Voor vrijwilligers en professionele medewerkers van vzw’s is het vaak onduidelijk wat en hoe zaken moeten gebeuren. De onduidelijke en verschillende procedures zorgen voor heel wat papieroverlast en frustratie. Ze ondermijnen het engagement van vrijwilligers en zorgt ervoor dat vzw’s regelmatig compleet ongewild en onbedoeld niet in orde zijn.
Welke verenigingen hebben hier last van?
Alle vzw’s hebben te maken met deze wijze van publicaties.
De oplossing?
- Zorg dat bestuurs- en statutenwijzigingen van vzw’s digitaal kan gebeuren.
- In afwachting van deze digitalisering moeten de formulieren I en II een opfrisbeurt krijgen zodat ook leken hun weg hierin vinden.
- Zorg dat jaarrekeningen digitaal kunnen neergelegd worden en koppel dit automatisch aan de aangifte voor de rechtspersonenbelasting én de patrimoniumtaks (cf. dossier patrimoniumtaks).
- Geef duidelijke richtlijnen aan de griffies zodat ze allemaal dezelfde procedures hanteren.
- Beperk de vraag naar kopieën van identiteitskaarten tot de nieuwe bestuursleden.
Wie kan dit oplossen?
Federaal minister van Justitie
